Automatisierung von Geschäftsprozessen der TH Wildau mit Flowable

Die Technische Hochschule Wildau ist die größte Fachhochschule des Landes Brandenburgs und verfügt über 3.697 Studierende (Wintersemester 2022/23), über 100 Professorinnen und Professoren und über 350 Beschäftigte.

Herausforderungen für das Projekt

Die Mitarbeiter der TH Wildau leisten seit Jahren wichtige und produktive Arbeit für die Studierenden. Nichtsdestotrotz kann diese Arbeit durch Automatisierung besser und einfacher werden, damit es in einer Zeitsparnis und einer höheren inhaltlichen Qualität für die Studierenden resultiert.

Ziele des Projektes

Ziel war das Entwickeln und Testen einer Lösung auf Basis von Flowable Software zur Automatisierung der Prozesse in der TH Wildau. Durch die Automatisierung sollen die Mitarbeiter entlastet werden.

Herangehensweise

Nachdem wir geeignete Prozesse identifiziert hatten, trafen wir uns mit den Prozesseignen, um zu überprüfen, ob die modellierten Prozesse korrekt waren und so Fehler im Fortschritt unseres Projekts zu vermeiden. Es wurde sich entschieden, mit Flowable zu arbeiten. Dort wurden die Prozesse modelliert, automatisiert und getestet. Wir haben dazu eine Flowable-Lizenz erhalten um den vollen Umfang der Software testen zu können.

Lösung

Die Modellierung des Prozesses und Steuerung der Prozessausführung in Flowable konnte wie erwartet abgeschlossen werden. Schwieriger waren das Versenden von Emails und das Anbinden externer Webseitenformulare als Startpunkt für die Prozessausführung. Hierzu haben wir uns unter anderem mit der Flowable-REST-API auseinander gesetzt.

Fazit

Während die Modellierung und Automatisierung in Flowable einfach von der Hand ging, war der Umgang mit der API durchaus fordernd. Am Ende war jedoch das kontinuierliches Arbeiten am Projekt, saubere Kommunikation mit den Stakeholdern und Verständnis für den fachlichen Prozess entscheidend für ein Vorankommen im Projekt.

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