Begleitung der Einführung von DMS

ZDT-Projekt „Begleitung der Einführung von Dokumenten Management Systemen“

Auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Digitalisierung der Verwaltungsabläufe und – dokumente an den brandenburgischen Hochschulen, stellt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) einen wichtigen Entwicklungsschritt dar. Aus diesem Grund haben alle Hochschulen unter anderem im Rahmen des aktuellen Hochschulvertrags und unterstützt durch das Zentrum für digitale Transformation (ZDT) die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zum Ziel.

Dabei ist festzustellen, dass sich die Hochschulen hinsichtlich des aktuellen Einführungsstandes in unterschiedlichen Phasen befinden. Die bisherigen Erfahrungen bei der Konzeption, Abstimmung und Umsetzung an den einzelnen Hochschulen sind sehr verschieden. Sie zeigen deutlich, dass die DMS-Implementierung wesentlich mehr als nur eine Softwareeinführung darstellt. Das DMS erzeugt vielmehr einen Paradigmenwechsel im System Hochschule. Dies reicht von zentralen (digitalen) Posteingängen über Änderungen in landesweiten Verordnungen bis hin zur Änderung zahlreicher Prozesse und Verantwortlichkeiten sowie der technischen Entwicklung von Schnittstellen zu einer Vielzahl an unterschiedlich vorliegenden Systemen.

Die bisherigen Aktivitäten haben gezeigt, dass eine dezentrale Herangehensweise für jede Hochschule mit enormen Aufwänden und Hürden verbunden ist. Aus diesem Grund ist das zentrale Ziel des Projekts die im Land Brandenburg vorhandenen Kompetenzen und Erfahrungen hinsichtlich der Einführung eines DMS in einen zentralen und koordinierten Best-Practice-Ansatz zu bündeln. Dadurch soll ein strukturierter Austausch untereinander aufgebaut werden. Gleichzeitig werden durch gemeinsame Workflows und Standards wesentliche Voraussetzungen geschaffen, um Anforderungen an künftige (Online)-Dienste stärker zu harmonisieren.

Das Projekt wird durch die adviseplus GmbH als externes Beratungsunternehmen unterstützt.

Eckpunkte zum Verbundprojekt_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Start März 2021
Laufzeit: ein Jahr
Teilnahme von sieben brandenburgischen Hochschulen
In Federführung der Technischen Hochschule Wildau
Best Practice-Orientierung, Umsetzungsevaluation und agile Planung der mehrjährigen DMS-Einführungsprojekte an den Hochschulen

Projektziele_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Ein gemeinsames Umsetzungskonzept zur Unterstützung des Dokumentenmanagements (DMS) an Brandenburgischen Hochschulen
Generische Best-Practice-Darstellung aus gesammelten Erfahrungen
IST-Bestandsaufnahme, Abweichungsanalyse und Ableitung hochschulspezifischer Maßnahmen
Analyse der vorhandenen IT-Infrastrukturen, Schnittstellen, Richtlinien und Konzepte
Definition von einheitlichen Diensten und Funktionen

beteiligte Hochschulen_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Arbeitsgruppen_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Im Rahmen des Projekts haben sich mehrere Arbeitsgruppen zu verschiedenen Schwerpunktthemen gebildet.

AG Projektplan

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswald und der Film Universität Babelsberg Konrad Wolf beteiligt. Sie beschäftigt sich unter anderem mit der Ausarbeitung der für die Einführung eines DMS notwendigen Arbeitsschwerpunkte, der Erarbeitung des Projektauftrags sowie der Reihenfolge der Moduleinführung.

AG Rechte- & Rollen-Konzept und Sicherheitskonzept

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Technischen Hochschule Brandenburg, der Film Universität Babelsberg Konrad Wolf sowie der Technischen Hochschule Wildau beteiligt. „Wer hat in welcher Form Zugriff auf welches Dokument? Und wie unterbindet man unberechtigten Zugriff auf besonders schützenswerte Dokumente? Wann und wie beginnt man mit der Erarbeitung einer Berechtigungsstruktur?“ Diese und weitere Fragen stehen in dieser Arbeitsgruppe im Mittelpunkt. Die Erarbeitung eines Rechte- und Rollenkonzeptes unter Berücksichtigung der jeweiligen Stufe der Vertraulichkeit soll als Leitfaden für den Aufbau einer umfassenden Berechtigungsstruktur dienen.

AG Aktenplan

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswald, der Film Universität Babelsberg Konrad Wolf, der Europa Universität Frankfurt (Oder) sowie der Technischen Hochschule Wildau beteiligt. Eine prozessorientierte Schriftgutverwaltung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu führen ist Kernthema der Arbeitsgruppe Aktenplan.

AG Datenschutz und IT-Sicherheit

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter Technischen Hochschule Brandenburg beteiligt. Der Datenschutz sowie die Informationssicherheit spielen im Bereich eines Dokumentenmanagementsystems eine elementare Rolle. Diese Arbeitsgruppe hat es sich zum Ziel gesetzt, ein Basiskonzept für die Absicherung des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen.

AG gesetzliche Rahmenbedingungen

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde und der Technischen Hochschule Wildau beteiligt. Neben den allgemeinen gesetzlichen Rahmenbedingungen, wie beispielsweise dem E-Governmentgesetz behandelt diese AG auch Themen wie die Anforderungen und Anwendungsfälle von digitalen Signaturen.

AG Support- und Schulungskonzept

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Europa Universität Frankfurt (Oder) beteiligt. Ziel dieser Arbeitsgruppe ist die Erstellung einer Herangehensweise, wie ein Support- und Schulungskonzept etabliert werden kann, mit dem der Endanwender ideal in die Nutzung des neuen Systems eingeführt wird.

AG Prozesse

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Fachhochschule Potsdam, der Film Universität Babelsberg Konrad Wolf sowie der Brandenburgischen technischen Universität Cottbus-Senftenberg beteiligt. Diese AG befasst sich mit dem Ziel der Digitalisierung von bestehenden analogen Prozessen. Deren Optimierung. Für die Erkennung von Verbesserungspotentialen müssen diese kritisch hinterfragt und neu gedacht werden.

AG Posteingang

An dieser Arbeitsgruppe sind Vertreter der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswald, der Film Universität Babelsberg Konrad Wolf, der Fachhochschule Potsdam sowie der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg beteiligt. Innerhalb dieser Arbeitsgruppe sollen die Grundlagen für eine zentrale Postverwaltung erarbeitet werden, hierzu zählt auch die Ableitung von zugehörigen Konzepten, wie beispielsweise einem Barcodekonzept oder wenn noch nicht vorhanden ein Dokumentenverteilungsplan. Ebenso ist die Definition von Umsetzungsmöglichkeiten und Herangehensweisen zur Digitalisierung des analogen Posteingangs essentieller Bestandteil dieser Arbeitsgruppe.

Termine_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Das Projekt startete im April 2021 mit Einzelgesprächen zur Aufnahme des aktuellen Einführungsstandes der DMS der beteiligten Hochschulen. Nach der Auswertung der Gespräche fand am 19.05.2021 von 9.00 bis 16.00 Uhr ein erster gemeinsamer Kick-off Workshop statt. In diesem wurden Schwerpunktthemen geclustert, Inhalte und Ziele festgelegt und Arbeitsgruppen zu den definierten Schwerpunkten gebildet.

In monatlichen Projektworkshops stellten die Arbeitsgruppen ihre Zwischenergebnisse vor.

Diese Termine waren:

21.06.2021
21.07.2021
25.08.2021
30.09.2021
22.10.2021
23.11.2021
08.12.2021
12.02.2022
17.02.2022

Sie fanden jeweils online von 9.00-12.00 Uhr statt.

Der Projektabschluss mit einer Vorstellung aller Ergebnisse fand am 23.03.2022 von 9.00 bis 13.00 Uhr statt.

Die Arbeitsgruppen, die sich zu den definierten Schwerpunkten gebildet haben, trafen sich in regelmäßigen Abständen zwischen den monatlichen Projektworkshops. Die Treffen fanden in folgenden Abständen statt:

AG Aktenplan: in den ungeraden Wochen montags von 12.30 - 14.00 Uhr
AG Prozesse: wöchentlich mittwochs von 13.00 - 14.00 Uhr
AG Rechte- und Rollen- & Sicherheitskonzept: in den geraden Wochen mittwochs von 10.00 - 11.00 Uhr
AG Projektplan: in den ungeraden Wochen dienstags von 13.00 - 14.00 Uhr

Außerdem fanden die drei hochschulübergreifenden Workshops:

Projektorganisation am 15.11.2021 von 9.00 - 13.00 Uhr
Prozessmanagement am 06.12.2021 von 9.00 - 13.00 Uhr
Beteiligungsprozesse initiieren am 14.12.2021 von 9.00 -13.00 Uhr

statt.

Zudem standen jeder Hochschule zwei hochschulspezifische Beratertage zur Verfügung, die individuell geplant und durchgeführt wurden.

Ab sofort kann im folgenden Bereich "Downloads" der Abschlussbericht heruntergeladen werden. Dieser fasst die im Projekts erzielten Ergebnisse zusammen und stellt sie den im Antrag definierten Zielen gegenüber.

Des Weiteren stehen der am 12.10.2021 veröffentlichte Zwischenbericht sowie der Foliensatz zum Projektworkshop "Zukunft ermöglichen: DMS-Einführung für die digitale Transformation der brandenburgischen Hochschulen" vom 12.01.2022 zur Verfügung.